تبلیغات
حسابداری و حسابرسی - كاربرد اكسس (Access)در حسابداری

كاربرد اكسس (Access)در حسابداری

 

نوع مطلب :اكسس ،

نوشته شده توسط:علی اصغریان یامی

                                                     Access
 1- چگونه از اكسس (Access) در حسابداری(Accounting) استفاده كنیم؟

     جواب :همان طور كه در معنی حسابداری(Accounting) امده  ؛ تلخیص ؛ طبقه بندی و ثبت در اكسس (Access ) كه پایگاه داده میباشد . كدینگ حساب اعم از كل ؛معین؛ تفصیل و فرعی با توجه نوع فعالیت شركت (بازرگانی ؛ دولتی ؛ و صنعتی ) متفاوت می باشد .لذا هنگام تعریف جدول داده رعایت ان خیلی مهم می باشد .  تعداد جداول و ارتباط انها و كواری در ایند توضیح داده می شود تا بتوان از  تراز كل ؛ تراز معین ؛ تراز تفصیلی ؛ تراز فرعی ؛ صورتهای مالی  و  یاداشتهای همراه ؛ صورت جریان وجوه نقد و اسناد مالی استخراج كرد و گزارش انها را گرفت .

 2- برای ایجاد كدینگ حساب ها(Account Code) در اكسس (Access) چه مراحلی باید طی كرد؟

   جواب : كدینگ حسابها شامل كد ترازنامه و سود (زیان) (شماره یك رقمی) تراز كل (شماره دو رقمی) كد معین (شماره چهار رقمی) كد تفصیلی (شماره شش رقمی) و كد فرعی(شماره  هشت رقمی ) استفاده كنید .

كدهای فوق و شرح هر كدام اول در یك جدول (Table) اكسس(Access) ایجاد می كنیم .

 3- چگونه جدول (Table ) در اكسس(Access) ایجاد كنیم ؟

      جواب : پس از ران (Run) كردن نرم افزار اكسس (Access) از مجموعه افیس (Office)  منوی اكسس (Access) به ترتیب روی صفحه قرار می گیرد Home   ; Create  ; External Data  ; Data base Tools ; Data Sheet  ظاهر می شود.
گزینه Create  را انتخاب كنید تا زیر  منوی های ان ظاهر شود .Tables جدولها . Forms فرمها . Reports گزارشها . Other سایر (Query wizard  و ماكروها )
 گزینه Table جدول را انتخاب كنید یك جدول خام ایجاد می شود حالا در قسمت بالا منوی view كلیك كرده نام جدول بنام كدینگ حساب  انتخاب و كلید ok را زده و از نمای Design view  جدول (Tale)  اماده تعریف  می شود .
در قسمت Field Name  ركورد بصورت كلید وIDو صورتهای مالی و  كد كل و كد معین و كد تفصییلی و كد فرعی و شرح صورتهای مالی و شرح كل و شرح معین وشرح تفصیلی و شرح فرحی و ماهیت حساب و گرو حساب  وموقتی ودائمی و در ستون Data Type ماهیت هر كدام از Field Name درج شده بصورت Auto Number , Number, text, date, time ..و غیره تعریف می كنیم.
حالا جدول اماده پذیریش اطلاعات میشود.
4- چگونه اطلاعات وارد جدول ایجاد شده بكنیم؟

      جواب : یك براساس جدول ایجاد شده بنام كدینگ حساب از طریق منوی Create زیر منوی Forms گزینه more Form WIZARD انتخاب جدول جدید باز می شود و با انتخاب مثلث كوچك جدول فهرست حسابها را  انتخاب و با فلش < << همه ای موارد به طرف بعدی انتقال داده و كلید   Next زده و در جدول باز شده رنگ زمینه را  انتخاب و كلید Next زد و در نهایت نام فرم را تعریف و كلید Finish را زده و فرم اماده وارد كردن اطلا عات می باشد.
روش دوم . باز كردن جدول فهرست حسابها و وارد كردن اطلاعات بطور مستقیم به ان میباشد.

5- چه اطلاعاتی در جدول فهرست حسابها وارد كنیم ؟

    جواب : الف )در ستون  كد ترازنامه(Balance sheet) و سود (زیان) (Income statment)  و ستون شرح؛ ترازنامه و سود (زیان) بشرح زیر عمل كنید.
ستون شرح                                                    ستون كد
داراییهای جاری.current assets                         عدد  1
 داراییهای غیر جاری.Non current assets           عدد 2
  بدهی جاری .        Current Liabilities                عدد3
بدهیهای غیر جاری . Non Current Liabilities       عدد 4
حقوق صاحبان سهام.      Equity                          عدد5
 فروش / درامد حاصل از ارایه خدمات. Revenue/  عدد6
 هزینه ها وسایر در امدهای عملیاتی.Operating profit/cost of sales  عدد7
درامد ها وهزینه های غیر عملیاتی . عدد8
 حسابهای انتظامی . عدد 9      وارد كنید .
توجه كد های فوق اختیاری می باشد . ولی مبنای اصلی كد تراز كل باید قراربگیرد.
ب ) برای تعریف تراز كل به شرح ذیل عمل كنید.
با توجه به سرفصل های ترازنامه و سود (زیان ) كه
 داراییهای جاری شامل:
موجودی نقد وبانك عدد 11
وسرمایه گذاری كوتا مدت عدد 12
 وحسابها واسناد دریافتنی تجاری عدد 13
 سایر حسابها واسناد دریافتنیTrade and other receivables عدد 14
موجودی مواد وكالا Inventories عدد15
سفارشات و پیش پرداختها عدد16و....
داراییهایی غیر جاری شامل :
داراییهای ثابت مشهود عدد21 و
 ذخیره استهلاك داراییهای ثابت مشهود عدد 22
 سرمایه گذاری بلند مدت عدد23
سایر داراییها عدد24 و....
بدهیهای جاری (Current Liabilities)شامل :
حسابها و اسناد پرداختنی تجاری(Current Liabilities) عدد31
 سایر حسابها واسناد پرداختنی عدد32   
 پیش دریافت عدد 33 
 ذخیره مالیات عدد34 
تسهیلات دریافتنی كوتاه مدت عدد 35 و....
بدهی بلند مدت(Long - term) شامل :
حسابها و اسنادپرداختی بلند مدت عدد 41
  تسهیلات دریافتنی بلند مدت 42
 ذخیره مزایای پایان خدمت كاركنان عدد 43 و...
حقوق صاحبان سهام(Owners Equity) شامل :
سرمایه (Capital) عدد 51 و
 اندوخته قانونی عدد52 و سایر اندوخته ها عدد 53
و تجدید ارزیابی داراییهای ثابت (Assets) عدد 54
 سود و (زیان) انباشته عدد 55
 سود و(زیان) شامل :
فروش عدد 61
 درامد حاصل از ارایه خدمات عدد62 
 قیمت تمام شده بهای كالای فروش رفته عدد71
هزینه های تولیدی عدد72
 هزینه ارایه خدمات عدد 73
هزینه های فروش ؛ اداری وعمومی عدد74
 خالص سایر در امدها و هزینه های عملیاتی عدد75
خالص سایر در امدها وهزینه ای غیر عملیاتی عدد76 
 هزینه های مالی عدد 77 .....
حسابهای انتظامی به نفع شركت عدد91  
 حسابهای انتظامی به عهده شركت عدد 92  ......
با توجه به كد ترازنامه  و  تراز كل شما می توانید برای هر عنوان از  ان چند حساب معین ؛ تفصیل  و فرعی  بعنوان مثال تعریف كنید .
(ترازنامه (Balance Sheet) :دارای جاری (Current Assets).
 تراز كل: موجودی نقد؛
 كد معین :موجودی نقد و بانك و موجودی صندوق و تنخواه گردان و  اوراق بها دار و غیر .
كد تفصیلی :موجودی نقد و بانك شامل : بانك تجارت ؛ بانك ملی ؛ بانك سرمایه و غیره .
 كد فرعی: شامل حساب جاری در هر یك از بانكهای فوق.
با توجه به  روش بالا كد معین چهار رقمی و كد تفصیلی شش رقمی و  كد فرعی  هشت رقمی با توجه به نوع فعالیت خود استفاده كنید تا جدول فهرست حسابها (Account List)كامل شود.ادامه فهرست در قسمت 12 درج شده است.
 
6- از جدول (Account List) چند نوع گزارش تهیه كنیم؟

الف )  فهرست ترازنامه
ب   )فهرست  تراز كل
ج   ) فهرست تراز معین
د    ) فهرست تراز تفصیلی
ه    )فهرست تراز فرعی
       در صورت تعریف شرح حسابها به صورت انگلیسی در ستون جداگانه در جدول می توان فهرستهای فوق بصورت انگلیسی هم استفاده كرد.


7- چگونه از جدول فهرست حسابها استفاده كنیم ؟

 جواب ) ما در اینجا برای این كار اول باید از جدول (Account List) چند كواری (Query)  به شرح زیر استخراج كنیم.از منوی(Create)گزینه سایر(Other)زیر منوی (Query Wizard) انتخاب و جدول (Table)جدید بنام (New Query ) گزینه (Simple Query wizard) و كلید (ok) را زده تا وارد كادر بعدی بنام (Simple Query wizard)شویم.

از قسمت Tables /Queries مثلث كوچك combo جدول  Account List  كه قبلا"ایجاد كردیم انتخاب میكنیم .با انتخاب ان كلیه ایتم های مربوط وارد قسمت Avail able fields  می شود حالا با توجه به نیاز خودمان بوسیله فلش < یكی<< كلی از ایتم های مربوطه(چون ما گزارشهای تراز نامه ؛تراز كل ؛تراز معین ؛ تراز تفصیلی ؛تراز فرعی جداگانه میخواهیم باید ایتم های هر كدام جدا انتخاب شود و نام گذاری انها هم باید جدا انجام شود ). به قسمت selected fields انتقال داده و گزینه بعدی (Next) می زنیم. كادر جدید بنام simple Query wizard باز می شود.

ما می توانیم هر كدام از گزینه ها را انتخاب كنیم فعلا" گزینه بالا بنام Detail (shows every field of every record
) انتخاب و گزینه بعدی (Next) را انتخاب می كنیم و وارد مرحله بعدی می شویم یك عنوان در قسمت what title do you want for your Query بعنوان مثال ترازنامه و در قسمت پایین open the query to view information كلید Finish  را می زنیم .
یك گزارش ناقص ایجاد می شود. برای رفع ان روی كواری (Query) ایجاد شده .بنام تراز نامه انتخاب و گزینه Design view  از قسمت view انتخاب میكنیم تا جدول مربوطه ایجاد شود حالا برای از بین بردن فضای خالی كه مربوط  به ایتم های غیر از ترازنامه می باشد كافی است در قسمت پایین جدول زیر كد ترازنامه قسمت شرط(Criteria)علامت 0< بزرگتر از صفر درج شود .و مجدد روی گزینهView   كلیك كنید تا نتیجه عمل خودتان را مشاهد كنید . گزارش شما فقط شامل كد و شرح ترازنامه می باشد.

8- برای گزارش (Reports) گیری و پرینت چگونه باید عمل كرد.؟

   جواب ) اول كواری (Query) مربوط را انتخاب می كنیم و سپس از از منوی ایجاد (Create) زیر منوی گزارش (Reports) ایكن (Report) را انتخاب كرده گزارش ایجاد می شود گزارش مربوط را به نام  گزارش فهرست (ترازنامه ؛ تراز كل ؛تراز معین؛ تراز تفصیلی ؛ تراز فرعی هر كدام جداگانه ) Save كنید. گزارش مربوطه شامل تاریخ ؛عنوان ؛شرح و كد و تعداد ایتم میباشد.

9- چگونه نمای گزارش خودمان را تغییر دهیم .؟

  جواب ) با باز كردن گزارش واز منوی view زیر منوی ِDesign view را انتخاب می كنیم گزارش به حالت فرمت قالب بر می گردد روی هر قسمت راست كلید كنید . .گزینه Special Effect , نمای مورد دلخواه  خود بصورت برجسته ؛ فرورفتگی ؛ خط كشی و سایه دار می تواند انتخاب كرده در این حالت فرمولهای زیر  را هم می توان مشاهد كرد.
تاریخ = Date() و زمان = Time() , تعداد= Count(*) سپس گزینه view راانتخاب و دوباره نتیجه تغییرات و رنگ زمینه و غیره می توان تغییر داد.

10- برای طراحی یك سند حسابداری چه چیزهای باید در نظر به گیریم؟

     جواب) شما اگر به سند حسابداری در شركتهای مختلف(بازرگانی؛دولتی؛ صنعتی و پیمانكاری) نگاه كنید .از ظاهر سند (شامل رنگ و اندازه) بگذریم به نقاط مشترك  به شرح ذیل می رسیم.
1-نام شركت مورد نظر.
2-شماره سند حسابداری.
3-تاریخ سند حسابداری.
4- ردیف.
5- كد ( ترازنامه ؛ تراز كل ؛ تراز معین ؛ تراز تفصیلی ؛ تراز فرعی ).
6- شرح سند حسابداری.
7- مبلغ سند حسابداری( بدهكار  بستانكار  و جمع انها) .
8- تهیه كننده : ؛ تایید كننده : و تصویب كننده:.
9- شرح كلی در مورد سند و اطلاعات در ج شده
10-سایر...
ما برای رسیدن به طراحی سند به شرح فوق در اكسس(Access) احتیاج به چند جدول(Table) داده(Data) داریم كه بنحوه ایجاد(Create) انهاو ارتباط(Relationships) انها صحبت میكنیم.

در راستای ماده 7 قانون تجارت تاجر (شركتها....) باید همه روزه مطالبات و دیون و داد ستد تجاری و معاملات در دفتر روزنامه ثبت نماید.برای رسیدن به این هدف جدول زیر را طراحی میكنیم.

11- چگونه فهرست (List)جدول(Table) اسناد (Documents)حسابداری() ایجاد كنیم؟

     جواب)  بعد از Run كردن نرم افزار Access از منوی Create زیر منوی Table را كلیك كرده و از نمای views گزینه كلیك و نام جدول List Documents در كادر Save As قسمت Table Name درج و كلید ok را زده قسمت جدیدی باز می شود كه می توان در ان موضوع مورد نظر را تعریف كرد . در قسمت Field Name اطلاعات زیر را بترتیب درج كنید.
1-ردیف
2-شماره  سند حسابداری.
3-تاریخ سند حسابداری.
4-كد ترازنامه و سود زیان.
5-كد تراز كل.
6- كد تراز معین.
7-كد تراز  تفصیلی.
8-كد تراز فرعی.
9- شرح سند حسابداری.
10- بدهكار.
11- بستانكار.
12-تهیه كننده:
13-تاییدكننده:.
14- تصویب كننده:
15-توضیحات:
در این قسمت احتیاج به تعریف جمع  نمی باشد. براساس نیاز می توان Field Name  بیشتری تعریف كرد. و در قسمت Data type نوع ان (Text , Memo , Number , Date/ Time , Currency ,  Auto Number ,Yes/No , ...) هریك از ایتم های Field Name را تعریف كنید جدول اماده دریافت اطلاعات اسناد روزانه می باشد.وارد كردن اطلاعات به جدول List Documents اول یك فرم به شرح ذیل:
 از طریق منوی Create زیر منوی Forms گزینه more Form WIZARD انتخاب جدول جدید باز می شود و با انتخاب مثلث كوچك جدول فهرست حسابها را  انتخاب و با فلش < << همه ای موارد به طرف بعدی انتقال داده و كلید   Next زده و در جدول باز شده رنگ زمینه را  انتخاب و كلید Next زد و در نهایت نام فرمform input Documents را تعریف و كلید Finish را زده و فرم اماده وارد كردن اطلا عات می باشد.


13- هنگام اجرا كردن نرم افزار اكسس (Access) چگونه می توان یك فرم(main form) در روی Desktop قرار داد؟

   جواب ) در اكسس(Access 2003)  از منوی Tools گزینه Start up را كلیك كرده و در كادر باز شده در قسمت Display Form/page  فرم مورد نظر(main form)  را كه قبلا" ایجاد كردیم را انتخاب و سپس كلید ok  را زده.هر موقع فایل اكسس Access  باز شود اولین فرم (main form) روی Desktop قرار می گیرد.

14- چگونه فرم اصلی(main form)  حسابداری را طراحی كنیم?

جواب ) از منوی Create زیر منوی Forms گزینه Form Design كلیك كرده یك فرم خام خالی ایجاد می شود روی گزینه ُsave كلیك كنید. در كادر Save As قسمت Form Name بنام main Form فرم اصلی را درج كنید و كلید ok را كلیك كنید.
از نمای Controls موارد ذیل را به  ترتیب رعایت كنید. یك Label به روی فرم خام درك كنید و  نام انرا به نام شركت مورد دلخواه تغییر بدهید. و یك Label دیگر به نام فهرست حسابها درك كنید و زیر ان 5  تا كلیدButton و جلوی انها 5 تا Label درك كرده و موارد زیر را به ترتیب درج كنید.
1-گزارش فهرست ترازنامه و سود و زیان .
2- گزارش فهرست تراز كل.
3-گزارس فهرست تراز معین.
4- كزارش فهرست تراز تفصیلی.
5-گزارش فهرست تراز فرعی.
و در قسمت وسط 5 تا كلید Button و 5  تا Label دیگر  را درك كرده  و Label انها را  به شرح زیر بنویسید.
1- تراز كل.
2-تراز معین.
3- تراز تفصیل.
4- تراز فرعی.
5- فهرست اسناد حسابداری
و در قسمت اخر 5 تا كلید Button و 5 تا Label دیگر  را درك و Label انها را به شرح زیر بنویسید.
1-حسابهای انتظامی.
2- حسابهای پیمانكاری.
3- مروگر.
4- حسابهای حقوق و دستمزد.
5- حسابهای موجودی مواد وكالا.
فرم شما اماده می باشد: توجه ؛  موارد فوق  و رنگ امیزی فرم كاملا"  به دلخواه و طبق سلیقه خودتان تنظیم  كنید.و در نهایت  كلید Save را بزنید. پیوند  و ارتباط كلید های فوق به سایر قسمت ها  در اینده مطرح می شود.

15-برای ارتباط یك كلید (Button) به گزارش فهرست (ترازنامه ؛ تراز كل ؛ تراز معین ؛تراز تفصیلی و تراز فرعی)چگونه عمل كنیم؟

  جواب)  1- بوسیله خود سیستم:

از جعبه ابزار(Tool Box) روی كلید Command Button كلیك و روی فرم خالی درك كنید . یك فرم بنام Command  Button wizard باز می شود .و از قسمت Categories گزینه Report operations را انتخاب و از قسمت  Actionsروی گزینه preview Report كلیك و به صفحه بعد Next بروید گزاریشی كه باید ان را لینك كنید را انتخاب و به مرحله بعد Next بروید و از كادر باز شده نوشته یا شكل روی كلید Button را انتخاب كنید و به مرحله بعد Next بروید یك نام برای ان ا نتخاب كنید .و سپس روی كلید Finish  كلیك كنید .موارد انجام شده را Save   كنید و سپس برنامه را اجرا كنید ارتباط به صورت سیستمی بر قرار می شود.

  2- بوسیله ماكروها:

از منوی Create گزینه ماكرو را انتخاب كنید و سپس روی Design ; را كلیك كنید از كادر باز شده Action روی كامبو كلیك كنید. تا لیست انتخابها باز شود و سپس گزینه Open Report را انتخاب كنید
با انتخاب ان قسمت پایین صفحه باز می شود جلوی Report Name كلیك كنید گزارش مربوطه را انتخاب كنید و جلوی view كلیك كنید از كامبو ایجاد شده print preview را انتخاب كنید وسپس گزینه Save را انتخاب و نام ماكرو را بنام macro x نام گزاری كنید و سپس به قسمت main form رفته روی كلید Buttonراست كلیك كرده وگزینه Propertiesرا انتخاب و سپس از منوی  Event روبروی On Click كلیك كرده و ماكروه مربوطه كه تعریف كرده اید انتخاب كنید.
 و گزینه Save را بزنید .حالا به نمای main form برگردید.و كلید مربوطه را امتحان كنید .این مرحله را برای تك تك كلید Button های را ماكروهای ان رابه شرح فوق ایجاد كرده اید  اجرا كنید حالا فرم اصلی شما اماده می باشد.

16-چگونه جدول (Table) و كواری(Queries) را بصورت دلخواه خود تنظیم كنیم؟

در اكسس(Access 2003)جدول(Table) یا كواری(Queries)مربوطه را انتخاب و گزینه (Open) را بزنید . سپس منویFormat  به منویAccess  اضافه می شود. روی گزینه فرمت (Format) كلیك كنید و گزینه Data sheet  را انتخاب كنید. كادرDatasheet formatting باز می شود شما در این كادر می توانید .
Gridline shown: افقی (Horizontal) عمودی(Vertical)
 رنگ زمینه(Background color)
 رنگ خطوط(Grid line color)
 نمای صفحه (Cell Effect):تخت(Flat) برامده(Raised) تورفته(Sunken)
 و خطوط (Border):
1-خط كشی جدول(Data sheet border) خط كشی افقی(Horizontal gridline) خط كشی عمودی(Gridline vertical) خط سطر عنوان(Column header underline)
2-خط پیوسته(Solid) خط چین(Dashes) خط چین كوتاه(Short Dashes) نقطه چین(Dots) خط و نقطه(Sparse Dots) نقطه و نقطه و خط(Sparse dots dots)خط پیوسته ودوبل(Double Solid)
Direction:
 چپ چین(Left to right) و راست چین(Right to left)را انتخاب و سپس گزینهok  را كلیك كنید و نتیجه مربوطه را مشاهده كنید.

17-چگونه تراز ازمایشی كلTrial balance را طراحی كنیم؟

  با توجه به جدول فهرست حسابها (Account List)و جدول اسناد حسابداری(List Documents) و ارتباط انها در چند مرحله با طراحی چند كواری (Queries) پر سو جو می توان به تراز ازمایشی كل  دست یافت توجه به این نكته ضروی می باشد در جدول فهرست حسابها شرح براساس عنوانحسابها طبقه بندی شده  ولی در جدول اسناد حسابداری براساس وقایعی كه اتفاق افتاده درج می شود برای تهیه تراز ازمایشی باید از شرح فهرست حسابها استفاده كرده برای این منظورما باید به شرح ذیل عمل كنیم .
1-یك كواری یا پر سوجو(Queries)به شرح ذیل ایجاد كنید:
از منوی create Query in Design view كلیك كنید جدول Show Table باز می شود جدول فهرست حسابهارا بوسیله كلید Add به صفحه مورد نظر اضافه كنید. وجدول اسناد حسابداری هم بوسیله كلید Add به صفحه اضافه كنید و سپس كلید Close را بزنید تا كادر Show table بسته شود .برای ارتباط هر دو جدول كد كل هردو جدول بوسیله درك كردن روی دیگری كشید بصورت یك خط در می اید.
در این مرحله برای تراز ازمایشی كل ما به ایتم های زیرنیاز داریم:
كد كل
شرح كل
مبلغ بدهكار
مبلغ بستانكار
در اینجا كد كل و شرح كل از جدول فهرست حسابها انتخاب كنید و به قسمت پایین جدول بكشیدو مبلغ بدهكار و مبلغ بستانكار از جدول اسناد حسابداری به قسمت پایین بكشید.برای اینكه مبالغ به صورت جمع براساس هر كد كل ارایه شود از منوی View گزینه Totals انتخاب ودر جدول مربوطه یك ردیف بنام  Total اضافه می شود كه زیر كد كل و شرح كل Group by و زیر مبالغ بدهكار و بستانكار كلمه Sum انتخاب كنید تا جمع هر كدام به درستی درج شود روی گزینه Save كلیك كنید و نام جدول جدید  را بنامQry Trial balance1 ذخیره كنید.جدول مورد نظر را اجرا تا نتیجه انرا را مشاهده كنید تراز ازمایشی در این مرحله بصورت  كد كل و شرح و جمع بدهكار و بستانكار . در واقع تراز ازمایشی دو ستونی می باشد.

2-برای ایجاد تراز چند ستونی مراحل بعدی پی گیری می كنیم .جدول Qry Trial balance1  فوق از كادر Show Table  انتخاب و فقط فلیدهای جمع ارقام بدهكار sum of Debit و جمع ارقام بستانكار sum of credit را به جدول پایین درك كنید از منوی View گزینه Totals انتخاب و در جدول مربوطه یك ردیف بنام  Total اضافه می شود و سپس انتخاب sum در زیر ان ؛ و در نهایت گزینه Save و نام گذاری جدول جدید بنام Qry Trial balance2 مراحل فوق را اجرا كنید تا نتیجه ان را مشاهده كنید.
3- برای ارایه مانده تراز ازمایشی به شرح زیر عمل كنید:
 جدول Qry Trial balance1 و  Qry Trial balance2 از نمای Show Table باز كنید تمام فیلد های ان را به نمای Design انتقال داده شد ه و فرمول زیر را باید بنویسید
مانده بدهكار:(IIF(sum of Debit >sum of Credit;sum of Debit - sum of credit;0.
مانده بستانكار:(IIF( sum of credit>sum of Debit;sum of credit - sum of Debit ;0.
برای درج فرمول های فوق روی ستون مانده بدهكاردرقسمت طراحی  راست كلیك كرده و از لیست باز شده گزینه Build را انتخاب و كلیك كنید . تا كادر محیط فرمول نویسی بنام Expression Builder ظاهر شود این كادر در واقع مغز اكسس(Access) می باشد دارای قسمتهای ذیل می باشد:
1-قسمت مستطیل شكل برای نوشتن فرمول ها.
2-تعدادی كلید كه شامل عملگر های  جمع (+) منها(-) تقسیم (/) ضرب (*) مساوی (=) كوچكتر (>) بزرگتر(<) و (And) یا(or) لینك(Like)انتقال(Paste) كمك(Help)خذف اخرین مرحله (undo) انصراف(Cancel)اجرای عملیات.ok
3-سه كادر درقسمت پایین كه كادر سمت چپ داری تعدادی پوشه می باشد. اگر روی ان دوبل كلیك كنید.یا خود دارای زیر پوشه می باشد كه ان باز می شود درغیر این صورت زیر گروه در كادر میانی باز می شود. اگر روی ان دوبل كلیك كنید زیر مجموعه ان در كادر سوم كه در قسمت راست  باز می شود.این جدول كار برد فراوان دارد فعلا" در مورد انها صحبت نمی كنیم.
برای رسیدن به فرمول مورد استفاده IIF در كادر سمت چپ كه در بالا توضیح داده شد روی پوشه Functions دوبل كلیك كنید.زیر پوشه ان با عنوان Built in functions در همین كادر باز می شود . روی ان دوبل كلیك كنید تا زیر گروه ان در كادر میانی Program flow مشاهد شود انرا انتخاب كنید و دوبل كلیك كنید تا در كادر سمت راست فرمول IIF ظاهر شود. انرا انتخاب و روی كلید Paste كلیك كنید تادر قسمت مستطیل شكل كه محل فرمول نویسی می باشد ظاهر شود.شكل كلی فرمول به این شكل می باشد:IIF(<<expr>>;<<true part>>;<<false part>>)
Expr=درج شرط
True part=درستی شرط
False part=نادرستی شرط
روی expr در قسمت فرمول كلیك كنید تا انتخاب شود سپس به كادر سمت چپ رفته روی اولین پوشه Qry Trial balance3 دوبل كلیك كنید تا اجزای این پوشه در كادر میانی ظاهر شود در كادر میانی روی Sum of Debitدوبل كلیك كنید تا این فلید در قسمت اول فرمول قرار گیرد .یك عبارت expr هم نوشته می شود انرا انتخاب و بر روی كلید بزرگتر (<) كلیك كنید تا روی ان درج شود ودر اخر در كادر میانی روی sum of credit دوبل كلیك كنید .باز عبارت expr همراه ان ایجاد می شود در قسمت شرط انرا انتخاب كنید و حذف كنید.تااینجا فرمول به شرح ذیل در می اید:
IIF([sum of Debit]>[sum of Credit];<<true part>>;<<false part>>)
e عبارت True part را انتخاب واز كادر میانی رویsum of Debit دوبل كلیك كنید تا در قسمت دوم فرمول قرار بگیرد.و همرا ان عبارت expr در قبل و بعد از sum of Debit درج می شود عبارت اولی را انتخاب وحذف كنید و بر روی عبارت expr دومی كلیك كنید تا انتخاب شود روی كلید منها(-) كلیك كنید تا جایگزین ان شود و در اخر در كادر میانی بر روی sum of credit دوبل كلیك كنید و عبارت expr اضافه شده را انتخاب و حذف كنید . ودر قسمت سوم فرمول روی falsepart كلیك كنید تا انتخاب شود و به جای ان عدد صفر بگذارید.در نهایت فرمول مانده بدهكارحسابها در تراز ازمایشی به شرح زیر بدست می اید:
IIF([sum of Debit]>[sum of Credit];[sum of Debit]-[sum of Credit];0)
e سپس روی كلید ok كلیك تا در قسمت طراحی قراربگیرد . اگر نامی برای ان تعریف نكنید . اكسس (Access) بصورت خودكار نام Expr1 برای ان انتخاب می كند.
برای تعریف مانده بستانكارحسابها در تراز ازمایشی در قسمت طراحی حسابها روی ستون خالی راست كلیك كنید از لیست باز شده گزینه Build را انتخاب و كلیك كنید . تا كادر محیط فرمول نویسی بنام Expression Builder ظاهر شود برای رسیدن به فرمول مورد استفاده IIF در كادر سمت چپ كه در بالا توضیح داده شد روی پوشه Functions دوبل كلیك كنید.زیر پوشه ان با عنوان Built in functions در همین كادر باز می شود . روی ان دوبل كلیك كنید تا زیر گروه ان در كادر میانی Program flow مشاهد شود انرا انتخاب كنید و دوبل كلیك كنید تا در كادر سمت راست فرمول IIF ظاهر شود. انرا انتخاب و روی كلید Paste كلیك كنید تا در قسمت مستطیل شكل كه محل فرمول نویسی می باشد ظاهر شود.شكل كلی فرمول به این شكل می باشد:
 IIF(<<expr>>;<<true part>>;<<false part>>)
Expr=درج شرط
Truepart=درستی شرط
Falsepart=نادرستی شرط
روی expr در قسمت فرمول كلیك كنید تا انتخاب شود سپس به كادر سمت چپ رفته روی اولین پوشه Qry Trial balance3 دوبل كلیك كنید تا اجزای این پوشه در كادر میانی ظاهر شود در كادر میانی روی Sum of Creditدوبل كلیك كنید تا این فلید در قسمت اول فرمول قرار گیرد .یك عبارت expr هم نوشته می شود انرا انتخاب و بر روی كلید بزرگتر (<) كلیك كنید تا روی ان درج شود ودر اخر در كادر میانی روی sum of Debit دوبل كلیك كنید .باز عبارت expr همراه ان ایجاد می شود در قسمت شرط انرا انتخاب كنید و حذف كنید.تااینجا فرمول به شرح ذیل در می اید:
IIF([sum of Credit]>[sum of Debit];<<true part>>;<<false part>>)
e عبارت True part را انتخاب واز كادر میانی رویsum of Credit دوبل كلیك كنید تا در قسمت دوم فرمول قرار بگیرد.و همرا ان عبارت expr در قبل و بعد از sum of Credit درج می شود عبارت اولی را انتخاب وحذف كنید و بر روی عبارت expr دومی كلیك كنید تا انتخاب شود روی كلید منها(-) كلیك كنید تا جایگزین ان شود و در اخر در كادر میانی بر روی sum of Debit دوبل كلیك كنید و عبارت expr اضافه شده را انتخاب و حذف كنید . ودر قسمت سوم فرمول روی false part كلیك كنید تا انتخاب شود و به جای ان عدد صفر بگذارید.و در نهایت فرمول مانده بستانكارحسابها در تراز ازمایشی  به شرح زیر بدست می اید:

IIF([sum of Credit]>[sum of Debit];[sum of Credit]-[sum of Debit];0)
eسپس روی كلید ok كلیك تا در قسمت طراحی قرار بگیرد . اگر نامی برای ان تعریف نكنید . اكسس (Access) بصورت خودكار نام Expr2 برای ان انتخاب می كند.سپس روی گزینه ذخیره كلیك كنید و از نوار ابزار طراحی روی گزینه Run كلیك تا تراز ازمایشی تهیه شده را مشاهده كنید.

در مرحله نهایی برای تهیه تراز ازمایشی كل روی منوی Create query in Design view دوبل كلیك كنید تا كادر Show Table  باز شود برگه كواری Queries  را انتخاب كنید سپس جدول Qry Trial balance3 , Qry Trial balance4 را انتخاب كنید و به وسیله كلید Add به نمای طراحی انتقال دهید و تمام فلید های ان را به قسمت پایین منتقل كنید .سپس روی گزینه Save كلیك و نام انرا Qry Trial balace5 بگذارید .سپس از نوار ابزار روی گزینه Run كلیك كنید تا نتیجه انرا مشاهد كنید. مراحل تهیه تراز ازمایشی كل را برای تراز ازمایشی معین ؛ تراز ازمایشی تفصیلی ؛ و تراز ازمایشی فرعی به شرح فوق تهیه و  پس از نام گذاری مناسب اجرا كنید و نتیجه انها را مشاهد كنید.

18- چگونه  گزارش (Reports) تراز ازمایشی :تراز كل ؛تراز معین ؛تراز تفصیلی و تراز فرعی ایجاد كنیم ؟

   جواب ) اول كواری (Query) مربوط  را انتخاب می كنیم و سپس از از منوی ایجاد (Create) زیر منوی گزارش (Reports) ایكن (Report) را انتخاب كرده گزارش ایجاد می شود گزارش مربوط را به نام  گزارشهای ترازازمایشی ( تراز كل ؛تراز معین؛ تراز تفصیلی ؛ تراز فرعی هر كدام جداگانه ) Save كنید. گزارش مربوطه شامل تاریخ ؛عنوان ؛شرح و كد مبلغ و مانده هر حساب میباشد.

19-چگونه برای گزارش ترازازمایشی كل ؛تراز ازمایشی معین ؛تراز ازمایشی تفصیلی و تراز ازمایشی فرعی جمع تعریف كنیم؟

جواب ) روی گزارش ایجاد شده سوال 18 به ترتیب راست كلیك كنید از لیست باز شده گزینه Design view را انتخاب كنید سپس روی ان كلیك كنید تا صفحه طراحی شامل Report Header برای تعریف عنوان گزارش و نام شركت و تاریخ Page  Header برای عنوان ستون گزارش شامل كد ؛ شرح ؛ بدهكار ؛ بستانكار و مانده وغیره Detail برای پیكر گزارشPage Footer تاریخ ؛ شماره صفحات گزارش كه می توان بصورت یك یا چند از چند وReport footer  برای تعریف جمع مناسب است از نوار ابزار روی گزینه Text Box كلیك كنید و زیر هر یك از ستون های بدهكار و بستانكار و مانده جداگانه درك كنید تا در زیر هر ستون یك Text Box ایجاد شود .
روی هر كدام از انها راست كلیك كنید تا پنجره Property Sheet در حاشیه سمت راست باز شود گزینه Data را انتخاب كنید روی به روی Control Source كه مثلث كوچكی است كلیك كنید تا لیست ان باز شود (Detail هر گزارش اتنخاب شد در ان ظاهر می شود ) شما برای هر ستون (بدهكار ؛بستانكار ؛ مانده)  را انتخاب كنید و به نمای طراحی برگردید. روی ان كلیك كنید تا انتخاب شود بعنوان مثال اگر روی( sum of بدهكار) كلیك كرده باشید در ابتدای ان مساوی بگذارید و سپس ; كلمه sum به ان اضافه كنید.و حالا دور ( sum of بدهكار) را در داخل براكت قرار دهید تا به این شكل([sum of بدهكار]) sum = نوشته شود .
حالا روی گزینه Save كلیك كنید تا تغییرات ثبت شود سپس روی گزینه View كه علامت ذربین روی ان قرار دارد كلیك كنید . تا گزارش اجرا شود شما  در زیر ان ستون جمع انها  را مشاهده می كنید. و این مراحل برای ستونهای دیگر هم اجرا كنید تا نتیجه انرا مشاهد كنید.

20- چگونه فرم اسناد حسابداری را ایجاد كنیم؟

جواب ) اول روی كواری Queriesكلیك كنید تا انتخاب شود سپس از كادر سمت راست Create query by using wizard انتخاب تا كادر Simple query wizard باز شود از قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادList Documents را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش كلیه موارد را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید و در كادر بعدی یك نام مناسبQry Documents اتنخاب كنید.سپس كلید Finish بزنید.
 برای تهیه فرم از روی Qry Documents اول فرم را انتخاب كنید و در كادر سمت راست روی گزینه Create form by using wizard دوبل كلیك یا روی گزینه Design كلیك كنید تا كادر Form wizard باز شود در قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادQry Documents را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش كلیه موارد را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید. تا كادر انتخاب نمای فرم باز شود گزینه دلخواه خودتان را انتخاب كنید (Tabular) و كلید next را بزنید در كادر بعدی نمای استاندارد را انتخاب كنید وسپس كلید next را بزنید  در كادر بعدی یك نام مناسبQry Documents form اتنخاب كنید.سپس كلید Finish بزنید .
كلیه اسناد مربوطه نمایش داده می شود شما برای اینكه شكل فرم را تنظیم كنید اول به نمای Design طراحی رفته (از روی منوی view به ان دسترسی دارید) . برای طراحی سند حسابداری اول اطلاعات شماره سند  تاریخ سند و سال مالی سند  و نام شركت  را به قسمت Form header منتقل كنید و برای اینكه عنوان های سند تكرار نشود انها هم به انجا منتقل كنید . ردیف؛ كد كل ؛ كد معین؛ كد تفصیلی؛  كد فرعی ؛ مبلغ بدهكار  مبلغ بستانكار به ترتیب به قسمت form header ببرید ولی text box انها در قسمت Detail باقی بماند انها را تنظیم بكنید كه زیر هم قرار بگیرد.
قسمت توضیحات  سند ؛ تهیه كننده ؛ تایید كننده؛ و تصویب كننده را به قسمت Form footer منتقل كنید و برای اینكه  اسناد در فرم جمع داشته باشیم دو text box را به قسمت form footer از كادر نوار ابزار درك كنید و سپس روی هر كدام راست كلیك كنید تا كادر مربوطه باز شود روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .
منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بستانكار را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بستانكار]) sum = تبدیل كنید. و برای Text box مبلغ بدهكار روی ان راست كلیك كنید. تا كادر مربوطه باز شود. روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بدهكار  را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بدهكار]) sum = تبدیل كنید.سپس اجرا كنید متوجه می شوید كه كل اسناد و جمع همه ی انهارا یك جا  مشاهده می كنید  . برای اینكه یك سند و جمع مربوطه را یك جا مشاهده كنید كافی است به Qry Documents اول رفته و در نمای طراحی در قسمت شرط یك براكت([]) در زیر شماره اسناد  تعریف كنید. حالا به قسمت فرم برگشت و فرم اسناد را اجراكنید یك كادر پارامتر دار باز می شود سند مورد نظر را در ان درج كنید فقط همان سند با جمع مربوطه به شما نشان می دهد.

21- برای محافظت از بانك اطلاعاتی حسابداریAccounting Database چگونه پسورد (Password) تعریف كنیم؟

جواب) فایل بانك اطلاعات حسابداری را باز كنید.از منوی File فرمان open را انتخاب كنید. از كادر باز شده روی بانك اطلاعاتی حسابداری Accounting Database را كلیك تا انتخاب شود سپس بر روی فلش سمت راست كلید open  كلیك كنید تا لسیت مربوط به ؛ باز شدن فایل ها ظاهر گردد. و از بین انها گزینه باز شدن انحصاری open Exclusive راانتخاب كنید . از كادر باز شده روی منوی Tools كلیك كنید واز لیست باز شده گزینه امنیت Security را انتخاب كنید و از زیر منوی ان گزینه Set Database Password را اتخاب كنید. كادر Set Database password باز می شود این كادر دارای دو قسمت می باشد در قسمت Password رمز دلخواه تان وارد كنید و در قسمت Verify انرا تكرار كنید سپس روی كلید ok كلیك كنید. حالا دوباره برنامه را اجرا كنید در اینجا حتما" از شماره Password می خواهد بدون رمز به فیل مربوطه دسترسی ندارید. برای حذف Password باید مراحل فوق را تكرار كنید در كاد unset database password رمز مربوطه قبلی را كه درج كرده اید تغییر دهید.

22- چگونه گزارش اسناد حسابداری را ایجاد كنیم؟

جواب )در َAccess 2003  از لیست objects روی گزینه Reports كلیك كنید تا انتخاب شود واز كادر سمت راست گزینه create report by using wizard را تنتخاب روی ان دوبل كلیك و یا از منوی بالای Design رانتخاب كنید . كادر Report باز می شود در قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادQry Documents را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش كلیه موارد را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید.در كادر جدید یك فیلد بعنوان سطر اول انتخاب كنید و كلید  nextرا  بزنید تا كادربعدی باز شود مراحل ترتیب صعودی را تل چهار مرحله به دلخواه خوتان تنظیم كنید نمای گزارش را وهمچنین حالت پرینت صفحه را مشخص كنید. وكلید next را بزنید. حالت درج مطالب را مشخص كنید. و كلید next را بزنیدودر نهایت یك نام مناسب برای گزارش REP Documents خود انتخاب كنید و كلید Finish را بزنید . گزارش اسناد شما اماده اجرا میباشد انرا اجرا كنید سیستم خود كار ایكن گزارش رل ایجاد می كند روی ان كلیك كنید تا انتخاب شود سپس روی گزینه Designكلیك كنید تا به قسمت طراحی بروید قسمت طراحی شامل شش قسمت به شرح ذیل میباشد.
 Report Header
  Page Header
  Header
  Detail
Page Footer
Report Footer        
 فیلدسال مالی ؛ نام شركت ؛ شماره سند حسابداری  و تاریخ سند حسابداری به قسمت Page Header درك كنید فیلد  ردیف ؛ كد كل ؛ كد معین ؛ كد تفصیلی ؛ كد فرعی ؛ مبلغ بدهكار  و مبلغ بستانكار به قسمت Header درك كنید ولی Text Box در قسمت Detail باقی بماند وفیلد تهیه كننده ؛ تایید كننده ؛ تصویب كننده و توضیحات به قسمت Page Footer درك كنید . و سپس روی منوی View كلیك كنید تا برنامه اجرا شود . شما گزارش را بصورت سند حسابداری مشاهد می كنید.وبرای اینكه اسناد شما از خط كشی برخوردار باشد از منوی Line / Border width خطوط مورد نیاز را انتخاب كنید . عنوان ها را از منوی Special Effect flat تنظیم كنید تا گزارش اسناد حسابداری مورد دلخواه شما ارایه شود .و  برای اینكه  اسناد در فرم گزارش جمع داشته باشیم دو text box را به قسمت Report footer از كادر نوار ابزار درك كنید و سپس روی هر كدام راست كلیك كنید تا كادر مربوطه باز شود روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .
منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بستانكار را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بستانكار]) sum = تبدیل كنید. و برای Text box مبلغ بدهكار روی ان راست كلیك كنید. تا كادر مربوطه باز شود. روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بدهكار  را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بدهكار]) sum = تبدیل كنید.سپس اجرا كنید متوجه می شوید كه كل اسناد و جمع همه ی انهارا یك جا  مشاهده می كنید  . برای اینكه یك سند و جمع مربوطه را یك جا مشاهده كنید كافی است به Qry Documents اول رفته و در نمای طراحی در قسمت شرط یك براكت([]) در زیر شماره اسناد  تعریف كنید. حالا به قسمت گزارش فرم برگشت وگزارش فرم اسناد را اجراكنید یك كادر پارامتر دار باز می شود سند مورد نظر را در ان درج كنید فقط همان سند با جمع مربوطه به شماگزارش می دهد. در ضمن اگر در بین برا كت متنی درج شود روی كادر براكت درج می شود


23-چگونه فرم و گزارش دفتر روزنامه را ایجاد كنیم؟

در راستای ماده 7 قانون تجارت تاجر (شركتها....) باید همه روزه مطالبات و دیون و داد ستد تجاری و معاملات در دفتر روزنامه ثبت نماید.
اگر شما به دفتر روزنامه نگاه كنید متوجه می شوید كه در حال حاضر دفاتر دستی نوشته می شود و بجای شرح سند حسابداری از شرح حسابهای كل استفاده می شود و ماهی هم یك سند در انها بیشتر ثبت نمی شودشكل دفتر روزنامه به شرح زیر می باشد.
 عنوان دفتر روزنامه ؛ شماره ردیف ؛  تاریخ: روز  و ماه  ؛ شرح ؛ بدهكار  ریال و بستانكار ریال و در نهایت جمع كل بدهكار و جمع بستانكار
برای رسیدن به این هدف و چون سیستم كامپیوتر ریز اسناد را دارد دفتر روزنامه به شرح زیر تهیه می شود
عنوان دفتر روزنامه؛ شماره سند حسابداری ؛  تاریخ سند ؛ شرح ؛ مبلغ بدهكار و مبلغ بستانكار و در نهایت جمع بدهكار و جمع بستانكار  می باشد حالا برای طراحی چنین فرمی بایداول روی كواری Queriesكلیك كنید تا انتخاب شود سپس از كادر سمت راست Create query by using wizard انتخاب تا كادر Simple query wizard باز شود از قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادList Documents را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش فیلد شماره سند ؛ تاریخ سند ؛ كد كل ؛ شرح سند ؛ مبلغ بدهكار و مبلغ بستانكار  را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید و در كادر بعدی یك نام مناسبQry  Journal اتنخاب كنید.سپس كلید Finish بزنید.

 برای تهیه فرم دفتر روزنامه:

  از روی Qry Journal ؛ اول فرم را انتخاب كنید و در كادر سمت راست روی گزینه Create form by using wizard دوبل كلیك یا روی گزینه Design كلیك كنید تا كادر Form wizard باز شود در قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادQry Journal را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش كلیه موارد را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید. تا كادر انتخاب نمای فرم باز شود گزینه دلخواه خودتان را انتخاب كنید (Tabular) و كلید next را بزنید در كادر بعدی نمای استاندارد را انتخاب كنید وسپس كلید next را بزنید  در كادر بعدی یك نام مناسبQry Journal form اتنخاب كنید.سپس كلید Finish بزنید .
كلیه اسناد مربوطه نمایش داده می شود شما برای اینكه شكل فرم را تنظیم كنید اول به نمای Design طراحی رفته (از روی منوی view به ان دسترسی دارید) . برای طراحی دفتر روزنامه اول یك text box   را به قسمت Form header منتقل كنید و در روی ان نام دفتر روزنامه در شود. و برای اینكه عنوان های سند تكرار نشود انها هم به انجا منتقل كنید .شمار سند  حسابداری ؛ تاریخ سند حسابداری كد كل ؛ شر ح ؛ مبلغ بدهكار  مبلغ بستانكار به ترتیب به قسمت form header ببرید ولی text box انها در قسمت Detail باقی بماند انها را تنظیم بكنید كه زیر هم قرار بگیرد.
و برای اینكه  اسناد در فرم جمع داشته باشیم دو text box را به قسمت form footer از كادر نوار ابزار درك كنید و سپس روی هر كدام راست كلیك كنید تا كادر مربوطه باز شود روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .
منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بستانكار را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بستانكار]) sum = تبدیل كنید. و برای Text box مبلغ بدهكار روی ان راست كلیك كنید. تا كادر مربوطه باز شود. روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بدهكار  را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بدهكار]) sum = تبدیل كنید.سپس اجرا كنید متوجه می شوید كه كل اسناد و جمع همه ی انهارا یك جا  مشاهده می كنید  .  حالا انرا اجرا كنید فرم دفتر روزنامه  را مشاهده كنید .

برای گزارش دفتر روزنامه به شرح زیر عمل كنید:

در َAccess 2003  از لیست objects روی گزینه Reports كلیك كنید تا انتخاب شود واز كادر سمت راست گزینه create report by using wizard را تنتخاب روی ان دوبل كلیك و یا از منوی بالای Design رانتخاب كنید . كادر Report باز می شود در قسمت Table / queries مثلث كوچك كلیك تا لیست مربوطه باز شود جدول اسنادQryJournal را انتخاب كنید  تا اطلاعات مربوطه به قسمت پایین منتقل شود . بوسیله فلش شماره سند حسابداری ؛ تاریخ سند ؛ كد كل شرح سند مبلغ بدهكار و مبلغ بستانكار  را به قسمت Selected fields منتقل كنید و كلید next بزنید.در كادر جدید یك فیلد بعنوان سطر اول انتخاب كنید و كلید  nextرا  بزنید تا كادربعدی باز شود مراحل ترتیب صعودی را تل چهار مرحله به دلخواه خوتان تنظیم كنید نمای گزارش را وهمچنین حالت پرینت صفحه را مشخص كنید. وكلید next را بزنید. حالت درج مطالب را مشخص كنید. و كلید next را بزنیدودر نهایت یك نام مناسب برای گزارش Rpt Journal خود انتخاب كنید و كلید Finish را بزنید . گزارش اسناد شما اماده اجرا میباشد انرا اجرا كنید سیستم خود كار ایكن گزارش را ایجاد می كند روی ان كلیك كنید تا انتخاب شود سپس روی گزینه Designكلیك كنید تا به قسمت طراحی بروید قسمت طراحی شامل شش قسمت به شرح ذیل میباشد.
 Report Header
  Page Header
  Header
  Detail
Page Footer
Report Footer        
 یك Text box برای درج نام دفتر روزنامه به قسمت Report Header  درك كنید وروی ان نام دفتر روزنامه درج كنید؛  فلید شماره سند حسابداری  و تاریخ سند حسابداری   ؛ كد كل ؛ شرح سند ؛: مبلغ بدهكار  و مبلغ بستانكار به قسمت Header درك كنید ولی Text Box در قسمت Detail باقی بماند. و سپس روی منوی View كلیك كنید تا برنامه اجرا شود . شما گزارش را بصورت سند حسابداری مشاهد می كنید.وبرای اینكه اسناد شما از خط كشی برخوردار باشد از منوی Line / Border width خطوط مورد نیاز را انتخاب كنید . عنوان ها را از منوی Special Effect flat تنظیم كنید تا گزارش دفتر روزنامه  مورد دلخواه شما ارایه شود .و  برای اینكه  اسناد در فرم گزارش دفتر روزنامه  جمع داشته باشیم دو text box را به قسمت Report footer از كادر نوار ابزار درك كنید و سپس روی هر كدام راست كلیك كنید تا كادر مربوطه باز شود روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .
منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بستانكار را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بستانكار]) sum = تبدیل كنید. و برای Text box مبلغ بدهكار روی ان راست كلیك كنید. تا كادر مربوطه باز شود. روی گزینه properties كلیك كنید تا كادر Text box باز شود .منوی Data  باز كنید روبروی Control  Source كلیك كنید مبلغ بدهكار  را انتخاب كنید تا انتخاب شود سپس انرا به این فرمول([مبلغ بدهكار]) sum = تبدیل كنید.سپس اجرا كنید متوجه می شوید كه جمع كل اسناد در دفتر روزنامه   مشاهده می شود.





24-...

12- ادامه فهرست حسابها از سئوال 5 در اینجا درج شده است.
     داراییهای جاری:
                  موجودی نقدی:
                                 موجودی صندوق:
                                                موجودی صندوق نزد دفتر مرکزی
                                                 موجودی صندوق نزد کارخانه
                                موجودی نزد بانکها:
                                               موجودی نزد شعب بانک ملی
                                               موجودی نزد شعب بانک تجارت
                                  تنخواه گردانها:
                                           تنخواه گردانهای دفتر مرکزی
                                            تنخواه گردانهای کارخانه
                                    وجود در راه:
                                               وجود در را شعب بانک ملی
                                              وجود در راه شعب بانک تجارت
                                    واریزنامه های صادراتی:
                                                            واریز نامه نزد شعب بانک ملی
                                                           واریز نامه نزد شعب بانک تجارت
           سرمایه گذاریهای کوتاه مدت:
                                         سرمایه گذاریهای سری المعامله در بازار
                                          سهام شرکتهای پذیرفته شده در بورس
                                        اوراق مشارکت
                                          سرمایه گذاری در سهام سایر شرکتها:
                                                              شرکتهای سهامی خاص
                                                              شرکتهای تضامنی
                                      سپرده نزد بانکها:
                                         سپرده نزد                                                                                                                       ذخیره کاهش ارزش:
         ذخیره کاهش ارزش
                                        اوراق مشارکت:
                                       شرکتهای سهامی خاص
                                        شرکتهای تضامنی
   حسابها و اسناد دریافتنی تجاری:
                              اسناد دریافتنی تجاری
                              مشتریان داخلی
                               شرکتهای گروه
                               پخش کنندگان
                               سایر اشخاص
                               مشتریان خارجی
                      شرکتهای گروه
                                     پخش کنندگان
                                    سایر اشخاص
             حسابهای دریافتنی تجاری:
                                               مشتریان داخلی
                                                شرکتهای گروه
                                                مشتریان خارجی
      ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
         حسابهای دریافتنی تجاری
         اسناد دریافتنی تجاری
   سایر حسابها و اسناد دریافتنی
      اسناد دریافتنی
                         عملیاتی
                          غیر عملیاتی
                          وام کارکنان
                          مساعده کارکنان
                          مساعده حقوق
                          مساعده عیدی
                         سایر بدهی کارکنان
      سپرده های موقت
                 سپرده ضمانتنامه های بانکی
                 سپرده اعتبارات اسنادی
                 سپرده نزد گمرک
      سود سهام دریافتن                                                                                                                                        طلب از شرکتهای گروه
    طلب از سایر اشخاص وابسته
      سایر اشخاص
      ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
         سایر بدهی کارکنان
         طلب از شرکتهای گروه
         طلب از سایر اشخاص وابسته
         سایر اشخاص
   موجودی مواد و کالا:
                     کالای ساخته شده
                     محصول .../سفارش
                     محصول.../سفارش
                     مواد اولیه و بسته بندی
                     مواد اولیه موثره
                     مواد اولیه غیر مؤثر
                     مواد بسته بندی
      قطعات و لوازم یدکی
                      قطعات و لوازم یدکی ماشین آلات
                       قطعات و لوازم یدکی وسایل نقلیه
      سایر موجودیتها
                        کالای در راه
                        کالای امانی نزد دیگران
   سفارشات و پرداختها:
                        سفارشات خارجی
         مواد اولیه
            بهای خرید
            هزینه های گمرکی
            هزینه حمل
            هزینه بیمه
            سایر مخارج
         قطعات و لوازم یدکی
            بهای خرید
            هزینه های گمرکی
            هزینه حمل
            هزینه بیمه
            سایر مخارج
         هزینه های قبل از گشایش
      پیش پرداختها:
                                خرید مواد اولیه
                                 خرید قطعات و لوازم یدکی
                                 خرید خدمات
                                   بیمه داراییها
         سایر پیش پرداختها
                      پیش پرداخت مالیات
داراییهای غیر جاری:
   داراییهای ثابت مشهود:
                               زمین
                                ساختمان
                                 تاسیسات
                                 ماشین آلات و تجهیزات
                                اثاثه و منصوبات
                                  وسایل نقلیه
                             داراییهای در دست تکمیل
                                ساختمان در جریان
                                            مواد
                                               دستمزد
                                         کارکرد پیمانکاران
                                              استهلاک
            هزینه مالی
            سایر هزینه ها
            هزینه های غیر مستقیم(تسهیمی)
         تاسیسات در دست تکمیل
            مواد
            دستمزد
            کارکرد پیمانکاران
            استهلاک
            هزینه مالی
            سایر هزینه ها
            هزینه های غیر مستقیم (تسهیمی)
         ماشین آلات و تجهیزات
            بهای خرید
            حمل
            نصب و راه اندازی
      سفارشات و پیش پرداختهای سرمایه ای:
         سفارشات سرمایه ای
            بهای خرید
            هزینه های گمرکی
            هزینه حمل
            هزینه بیمه
            سایر مخارج
         پیش پرداختهای سرمایه ای
            خرید داراییهای ثابت
            پیش پرداخت به پیمانکاران
      استهلاک انباشته
         استهلاک انباشته ساختمان
         استهلاک انباشته تاسیسات
         استهلاک انباشته ماشین آلات و تجهیزات
         استهلاک انباشته اثاثه و منصوبات
         استهلاک انباشته وسایل نقلیه
   سرمایه گذاریهای بلند مدت:
      سرمایه گذاری در سهام شرکتها
         شرکتهای پذیرفته شده در بورس
         سایر شرکتها
      سپرده سرمایه گذاریهای بلند مدت
         نزد بانکها
         نزد مؤسسات مالی
      ذخیره کاهش دایمی در ارزش
         شرکتهای پذیرفته شده در بورس
         سایر شرکتها
   سایر داراییها:
      مخارج قبل از بهره برداری
         هزینه های تاسیس
         حقوق و مزایا
         سایر هزینه ها
         هزینه تولید آزمایشی
      حصه بلند مدت وام کارکنان
      داراییهای نا مشهود
         حق الامتیاز آب
         حق الامتیاز برق
         حق الامتیاز گاز
         حق الامتیاز تلفن
         حق الامتیاز موبایل
         سرقفلی
         نرم افزار
      اسناد دریافتنی بلند مدت:
         عملیاتی
         غیر عملیاتی
      سایر
         داراییهای ثابت بلا استفاده
         وجوه نقد بلوکه شده
بدهیهای جاری:
   حسابها و اسناد پرداختنی تجاری
      اسناد پرداختنی تجاری
         ارزی
         ریالی
            شرکتهای گروه
            سایر اشخاص
      حسابهای پرداختنی تجاری
         ارزی
         ریالی
            شرکتهای گروه
            سایر اشخاص
   سایر حسابها و اسناد پرداختنی
      اسناد پرداختنی غیر تجاری
         عملیاتی
         غیر عملیاتی
      شرکتهای گروه
      مالیاتهای تکلیفی
      حق بیمه های پرداختنی
      سپرده حسن انجام کار
      ذخیره هزینه های تعلق گرفته پرداخت نشده
      سایر
   پیش دریافتها:
      نمایندگیهای فروش
         داخلی
         خارجی
            ارزی
            ریالی
      شرکتهای گروه
      سایر اشخاص
   ذخیره مالیات
      ابرازی
      تشخیصی
      قطعی
      تادیه شده
      پیش پرداخت های مالیاتی
   سود سهام پیشنهادی و پرداختنی
      سود سهام پیشنهادی
         سهام عادی
         سهام ممتاز
      سود سهام پرداختنی
         اندوخته عمومی
بدهیهای غیر جاری:
   حسابها و اسناد پرداختنی بلند مدت
      اسناد پرداختنی
         اسناد پرداختنی تجاری
            اسناد پرداختنی ارزی
            اسناد پرداختنی ریالی
         اسناد پرداختنی غیر تجاری
            مالیات
            بیمه
            سایر
      حسابهای پرداختنی
         حسابهای پرداختنی تجاری
            شركتهای گروه
            سایر اشخاص
         حسابهای پرداختنی غیر تجاری
            شركتهای گروه
            سایر اشخاص
   تسهیلات مالی دریافتی بلند مدت
      فروش اقساطی
      مشاركت مدنی
      اجاره به شرط تملیك
      سود و كارمزد دوره های آتی
   تسهیلات مالی دریافتی از سایر اشخاص
   ذخیره مزایای پایان خدمت كاركنان
حقوق صاحبان سهام:
   سرمایه
      سهام عادی
         ثبت شده
         تعهد صاحبان سهام
      سهام ممتاز
         سهام ممتاز ثبت شده
         تعهد صاحبان سهام
   اندوخته قانونی
   سایر اندوخته ها
      اندوخته طرح توسعه
   مازاد تجدید ارزیابی داراییهای ثابت
   سود و زیان انباشته
      سود و زیان سنواتی
      سود و زیان سالیانه
فروش كالا/درامد حاصل از ارائه خدمات:
   فروش
      فروش داخل كشور
      فروش كالای خارج كشور(صادراتی)
      فروش محصولات فرعی
      برگشت از فروش و تخفیفات
   درامد حاصل از ارائه خدمات
      نصب و راه اندازی
      اموزش
   بهای تمام شده:
      بهای تمام شده كالای فروش رفته
      بهای تمام شده خدمات ارائه شده
         نصب و راه اندازی
         اموزش
      انحراف قیمت
         انحراف نرخ مواد مصرفی
هزینه ها و سایر در آمدهای عملیاتی
   هزینه های تولیدی
      مواد مستقیم تولید
         مواد مؤثره
            ماده الف
            ماده ب
            ماده ج
         مواد غیر موثره
            ماده س
            ماده ش
            ماده ط
      دستمزد مستقیم تولید
         حقوق
         ماده ب
         ماده ج
      سربار تولید
         دستمزد غیر مستقیم تولید
            اضافه كار
            حقوق
            بیمه سهم كارفرما و بیمه بیكاری
            حق اولاد
            خوار و بار
            مسكن
            بن
            بازخرید مرخصی
            بازخرید سنوات
            عیدی
            سایر مزایا
         هزینه های عمومی تولید
            مواد غیر مستقیم
            استهلاك
            تعمیر و نگهداشت ساختمان
            تعمیر و نگهداشت ماشین الات
            تعمیر و نگهداشت تاسیسات
            اب، برق و سوخت
            بیمه داراییهای ثابت
            ایاب و ذهاب
            غذا
            ملزومات
            بهداشت
            سایر
   هزینه های خدمات
      مواد مستقیم خدمات
      دستمزد مستقیم خدمات
         حقوق
         اضافه کار
         بیمه سهم کار فرما و بیمه بیکاری
         حق اولاد
         خواروبار
         مسکن
         بن
         باز خرید مرخصی
         باز خرید سنوات
         عیدی
         سایر مزایا
      سربار خدمات
         دستمزد غیر مستقیم خدمات
            حقوق
            اضافه کار
            بیمه  سهم کار فرما و بیمه بیکاری
            حق اولاد
            خواروبار
            مسکن
            بن
            باز خرید مرخصی
            باز خرید سنوات
            عیدی
            سایر مزایا
         هزینه های عمومی خدمات
            مواد غیر مستقیم
            استهلاک
            تعمیر و نگهداشت ساختمان
            تعمیر و نگهداشت ماشین آلات
            تعمیر و نگهداشت تاسیسات
            آب،برق،سوخت
            بیمه داراییهای ثابت
            ایاب و ذهاب
            غذا
            ملزومات
            بهداشت
            سایر
            عیدی
            سایر مزایا
   هزینه های فروش ،اداری و عمومی
      حقوق و مزایا
         حقوق
         اضافه کار
         بیمه سهم کارفرما و بیمه بیکاری
         حق اولاد
         خواروبار
         مسکن
         بن
         باز خرید مرخصی
         باز خرید سنوات
         عیدی
         سایر مزایا
      اجاره
      حمل و نقل
      حق العملکاری و کمسیون فروش
      استهلاک
      مطالبات مشکوک الوصول و سوخت شده
      سفر و فوق العاده ماموریت
      سایر
   خالص سایر در آمدها و هزینه های عملیاتی
      فروش ضایعات
      سود(زیان) حاصل از فروش مواد اولیه
      خالص کسری اضافی انبار
      سود(زیان)ناشی از تسعیر داراییها و بدهی
      هزینه های جذب نشده در تولید
      ضایعات غیر عادی تولید
      زیان کاهش ارزش موجودیها
درامدها و هزینه های غیر عملیاتی
   هزینه های مالی
      سود تضمین شده و كارمزد تسهیلات دریافتی
      جرایم دركرد
      هزینه كارشناسی بانك
      اوراق بهادار مصرفی مرتبط با تسهیلات
   خالص سایر درامدها و هزینه های غیرعملیاتی
      سود(زیان) ناشی از فروش داراییهای ثابت
      سود حاصل از سپرده سرمایه گذاری
      سود سهام
      زیان ناشی از كاهش ارزش سرمایه گذاری
      سود(زیان) ناشی از فروش سرمایه گذاری
      سود(زیان) داراییها و بدهیهای ارزی
حسابهای انتظامی:
   حسابهای انتظامی به نفع شركت
      ضمانت نامه های بانكی
   سفته
   چك
   حسابهای انتظامی عهده شركت
      سفته
      چك
   ضمانت نامه های بانكی
   طرف حسابهای انتظامی:
          حسابهای انتظامی به نفع شركت
               ضمانت نامه های بانكی
                          سفته
                           چك
   حسابهای انتظامی عهده شركت
                          سفته
                                چك
                            ضمانت نامه های بانكی
 توجه :   (فهرست فوق فقط  بعنوان نمونه جهت كمك ارایه شده است)


 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر